Personal Management

Slideshow Transcript

1. Slide 1: Project Professionalisatie Blok 1, Onderwerp 2: Personal Management Walter Flaat, 7 november 2006
2. Slide 2: Inhoud deze maand • Personal Management • Het Nut • De Methoden • Covey’s 7 habits • Getting Things Done, David Allen • De Keuze
3. Slide 3: Aanpak Dagelijks! Denk Research Probeer Minimaal Wekelijks! Verwoord Maak Permanent Resultaat Niet meedoen een keer? Geef het aan!
4. Slide 4: Time-Management
5. Slide 5: Generaties van persoonlijke planning Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven
6. Slide 6: Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven
7. Slide 7: Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven
8. Slide 8: Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Plan 3e generatie: Time-management Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven
9. Slide 9: Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Plan 3e generatie: Time-management Systematisch Zelf-ontwikkeling 4e generatie: Personal Management Systeem Alle aspecten van je leven
10. Slide 10: Inventarisatie • Ik doe altijd de juiste dingen op een bepaald moment • Ik ben nooit wat kwijt dat ik nodig heb • Ik heb een gestructureerde manier van omgaan met alles dat er op mij af komt • Ik weet dat ik naar met wat ik doe direct naar mijn lange-termijn doelen werk
11. Slide 11: Het Nut • Zorg ervoor dat je informatie op je af krijgt wanneer je er ook echt wat aan kan doen • Zorg ervoor dat je doet wat op dat moment het beste is om te doen • Zorg ervoor dat je niet na gaat denken over dingen wanneer je er toch niks aan kan doen (in bed of zo) • Zorg ervoor dat je zo productief mogelijk bent, met zo min mogelijk stress
12. Slide 12: De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen Dagelijks werk
13. Slide 13: De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen GTD Dagelijks werk
14. Slide 14: De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen Covey GTD Dagelijks werk
15. Slide 15: Getting Things Done • Mikt op “Stress Free Productivity” door het maken van een betrouwbaar systeem, zodat jij je niet druk hoeft te maken • ‘Mind Like Water’ • Praktisch, Procedureel en Theoretisch waterdicht. Veel IT-ers zijn fan.
16. Slide 16: Covey’s 7 Habits • “7 habits of highly effective people” • Insteek: Time management etc, is leuk maar met ‘trucs’ los het echte probleem niet op • Kijk naar je eigen waarden en doelen en zorg ervoor dat wat je doet daarmee in overeenstemming is • Twee delen: De habits en de planningmethode • Veel managers zijn fan
17. Slide 17: GTD... De stappen • Collect; Alles in een inbox! • Process; Elk item in de inbox (procedure) • Organize; Lijsten, Agenda, Filen • Review; Kijk naar je lijsten, Wekelijks review • Do; Doe het
18. Slide 18: Collect Stuff Echt Aantekeningen Post/Mail/Voicem. Losse papiertjes alles! INBOX
19. Slide 19: Organize INBOX
20. Slide 20: Organize INBOX Per item Actionable?
21. Slide 21: Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable?
22. Slide 22: Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable? Ja Nee Doe! Actie in systeem
23. Slide 23: Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable? Ja Nee Meer dan 1 actie nodig! Doe! Actie in systeem Project Bepaal volgende actie
24. Slide 24: Organize Systeem
25. Slide 25: Organize Systeem Lijsten - Next Action - Projecten - Wacht op.. - Someday/Maybe - Context lijsten!
26. Slide 26: Organize Systeem Lijsten Agenda - Next Action Alleen voor items - Projecten die echt op een - Wacht op.. bepaald moment - Someday/Maybe moeten - Context lijsten! - Zoals afspraken
27. Slide 27: Organize Systeem Lijsten Agenda Filing - Next Action Alleen voor items - Projecten die echt op een Tickler - Wacht op.. bepaald moment - Someday/Maybe moeten - Context lijsten! - Zoals afspraken A-Z
28. Slide 28: Review - Kijk naar je lijsten, bepaal aan de hand van tijd, energie, context etc wat je doet - Neem 1x per week je systeem goed door in een review
29. Slide 30: Dus: (Hele) Lange termijn doelen Someday/Maybe Projecten GTD (Next) Actions
30. Slide 31: Planning demo
31. Slide 32: Covey, De habits (theorie) 1. Be proactive 2. Begin with the end in mind 3. First things first 4. Think win/win 5. Seek first to understand... then to be understood 6. Synergize 7. Sharpen the Saw
32. Slide 33: Habits 1 & 2 • Be Proactive • Proactiviteit • Circle of Influence • Begin with the end in mind • “All things are created twice” • Principle center • Missie statement • Visualiseer • Identificeer rollen & doelen
33. Slide 34: Habit 3 u Belangrijk Belangrijk b & Urgent 1 2 3 4 • First things first Urgent niks • Kwadrantplanning! • Zeg nee tegen veel nieuwe Q3 en Q4, zoveel mogelijk Q2! • Wekelijkse review van rollen, doelen en taken • Delegeren • Habits 1 + 2 + 3 = Onafhankelijkheid 1 2 3 4 ideaal
34. Slide 35: Habits 4 en 5 • Think win/win • Probeer altijd iets zo te regelen dat alle partijen er baat bij hebben. Accepteer geen oplossingen waarbij eenzijdig gewin is • Seek first to understand... then to be understood • Empatisch luisteren • Diagnose vóór recept • Autobiografisch antwoord • Zoek daarna begrip • 1 on 1
35. Slide 36: Habit 6 • Synergize • Synergistic Communication • Fishing for the third alternative • Negatieve energie • Waardeer de verschillen • Force field analysis • Habit 1 t/m 6: Onderlinge afhankelijkheid
36. Slide 37: Habit 7 • Sharpen the Saw • “Opladen” van je capaciteit • Fysiek, Mentaal, Spiritueel, Sociaal/Emotioneel • Balans in vernieuwing • Opwaardse spiraal
37. Slide 38: Onderlinge afhankelijkheid • Emotionele bankrekening • ... heb je bij iedereen • ... bepaald het beeld van jou, tolerantie van je foutjes • Storten: • Begrip voor de persoon • Let op de kleine dingetjes • Afspraken nakomen • Verwachtingen verhelderen • Toon integriteit • Oprechte excuses
38. Slide 39: De Methoden! Missie statement Waarden Covey Doelen Weekdoelen Dagelijks werk
39. Slide 40: Planning demo
40. Slide 41: Links - 43folders.com; Life hacks en GTD info. Must read. - lifehacker.com; Life hacks - davidco.com; GTD site, wat gratis materiaal - stephencovey/franklincovey.com; 7 habits - diyplanner.com; Templates voor papieren organizer - hipsterpda.com; 43f informatie capture ‘tool’ - pocketmod.com; Een beetje papier - .. en nog meer die later deze maand komen ..
41. Slide 42: Succes!!!