Wiki Implementation within SAP AG

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1. Slide 1: Wiki Implementation within SAP AG Success Story of a Wiki Implementation within SAP’s CRM Organization Holger Junghanns, Industry Solutions September 2008
2. Slide 2: Agenda 1. Facts and Figures about Wikis at SAP 2. Implementing a wiki within SAP‘s CRM Organization 2.1. Organizational Point of View 2.2. Technical Point of View 2.3. Wiki-related Point of View 3. Summary © SAP 2008 / Page 2
3. Slide 3: 1. Facts & Figures about Wikis at SAP Number of Pages Number of Page Versions 120.000 1.000.000 900.000 100.000 800.000 700.000 80.000 600.000 60.000 500.000 400.000 40.000 300.000 200.000 20.000 100.000 0 0 Oct 07 Nov 07 Dec 07 Jan 08 Feb 08 Mar 08 Apr 08 May 08 Jun 08 Jul 08 Aug 08 Oct 07 Nov 07 Dec 07 Jan 08 Feb 08 Mar 08 Apr 08 May 08 Jun 08 Jul 08 Aug 08 Number of Authors 10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 Oct 07 Nov 07 Dec 07 Jan 08 Feb 08 Mar 08 Apr 08 May 08 Jun 08 Jul 08 Aug 08 © SAP 2008 / Page 3
4. Slide 4: 2. Implementing the CRM Wiki Location distribution of SAP’s CRM organization 14% Canada 44% Germany 14% USA 1% Israel 27% India Project Details Timeframe of six months A cross-functional team of 14 for specification, design pilot users from all development and implementation locations reviewed the wiki in several feedback rounds © SAP 2008 / Page 4
5. Slide 5: 2.1. Organizational Point of View Best Practices Garner Senior Management support Provide user training Designate a knowledge management evangelist / wiki gardener Experience with Wiki Project CRM Wiki Project was initiated and supported by senior management Individual training sessions were provided in all global CRM locations Designated a resource for gardening and evangelizing the wiki © SAP 2008 / Page 5
6. Slide 6: 2.2. Technical Point of View Best Practices Pick an easy-to-use wiki engine Integrate with existing infrastructure Put the right permissions concept in place Experience with Wiki Project Evaluated wikis currently in use at SAP Followed the recommendation by SAP IT to use Confluence Wiki Engine CRM wiki is integrated with existing infrastructure (Single Sign-On, SAP support) Permissions granted to CRM employees and support organization © SAP 2008 / Page 6
7. Slide 7: 2.3. Wiki-related Point of View Best Practices Provide initial structure Create a set of usage policies and guidelines Apply Wikipatterns Experience with Wiki Project Created a navigational structure based on relevance for the CRM organization Wiki Cheat sheet and page templates provide user guidance Applied a set of Wikipatterns © SAP 2008 / Page 7
8. Slide 8: Wiki Home Page © SAP 2008 / Page 8
9. Slide 9: Wiki Page Template © SAP 2008 / Page 9
10. Slide 10: Wiki Cheat Sheet © SAP 2008 / Page 10
11. Slide 11: 3. Summary Facts & Figures about the CRM wiki Wiki has been productive for 12 months Actively used in CRM Development and Quality Management 10th largest wiki within Wiki@SAP ~ 900 pages ~ 9.000 page versions ~ 130 active contributors © SAP 2008 / Page 11
12. Slide 12: References Driver, E.: Wikis Change The Meaning Of Groupthink, in: Forrester Trends, 2007 Leuf, B; Cunningham, W.: The Wiki Way. Boston, Mass., Addison-Wesley, 2004 Mader, S.: Wiki Patterns, from: http://www.wikipatterns.com, access date: 20.10.2007. © SAP 2008 / Page 12
13. Slide 13: Thank you! © SAP 2008 / Page 13
14. Slide 14: Copyright 2008 SAP AG All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. SAP, R/3, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, SAP Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries all over the world. All other product and service names mentioned and associated logos displayed are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. 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